3. Veri (Data) menüsünden Doğrulama (Validation) komutunu çalıştırın.

4. Veri Doğrulama penceresinden Ayarlar (Settings) sayfa sekmesine seçin.

5. İzin Verilen (Allow) listesinden Liste (List) seçeneğini seçin.

6. Kaynak (Source) kutusuna da “=$D$1:$D$10” formülünü girin. Bu formülü elle girmenize gerek yok. Önce fare ile kutu içerisinde bir defa tıklayın. Sonra D1:D10 hücrelerini fare ile seçin. Formül kendiliğinden yazılacaktır (Şekil-8).

7. Tamam düğmesine tıklayın.

8. A1:A3 hücrelerinden herhangi birisini seçin.

A1:A3 hücrelerinin üçünde de D1:D10 arasındaki veriler liste olarak sıralanmıştır. Hücrelerden herhangi birini seçtiğinizde hücrelerin hemen sağ tarafında aşağı ok belirecektir. Bu oka tıklayarak hücredeki listeyi görüntüleyebilir ve dilediğiniz bir tanesini seçebilirsiniz (Şekil-9).



“Hata İletileri” bölümünde anlattığımız her cümle bu bölüm için de geçerlidir. İzin verilen listesindeki diğer seçenekleri de sizler deneyerek ne işe yaradığını bulabilirsiniz, mantık tamamen aynıdır.

Hücrenizi açılır kutu haline getirdiniz, ancak D1:D10 arasındaki verileriniz görünüyor. Bu verileri uygun bir alana kaydedip listeyi buradan oluşturabilir, hatta o sütunu gizleyebilirsiniz. Şimdi bazı okurlarımızın aklına takılan soruyu kendimize soralım ve cevaplayalım.

D1:D10 arasına yazmış olduğumuz listeyi başka bir sayfaya yazıp, mesela Sayfa2’de A1:A10 arasına yazıp , açılır kutu oluşturduğumuz hücrelerimizi de Sayfa1’deki A1:A3 hücrelerinde görüntüleyebilir miyiz?

Normal şartlar altında bu soruya olumlu cevap vermek mümkün değil. Yani başka bir Excel sayfasındaki verileri diğer sayfadan liste olarak alma imkanımız yok. Eğer soruda bahsedilen tarzda bir işlem gerçekleştirmek isterseniz , formülü yazdığımız kutuda (Kaynak) iken herhangi bir sayfaya geçip listeyi almak istediğinizde fare ile sayfa sekmelerine tıklayamadığınızı göreceksiniz. Yapmanız gereken tek bir işlem kalıyor ki, o da Kaynak kutusuna el ile formül girmek. Bunun için kaynak kutusuna “=Sayfa2!D1:D10” yazmanız gerekiyor. Bu formülü yazıp Tamam düğmesine tıkladığınızda Şekil-10’dakine benzer bir uyarı mesajı ile karşılaşacaksınız.



Pekala, bu sorunu nasıl aşacağız? Microsoft’un bu açıklamasına rağmen bir çözüm bulmamız gerekiyor.

Yöntemimiz şöyle;
1. Sayfa2’de A1:A10 hücreleri arasına verilerinizi yazın ve bu hücreleri seçin.

2. Ekle (Insert) menünden Ad (Name) alt menüsünü, buradan da Tanımla (Define) komutunu çalıştırın. Ekrana Ad tanımla penceresi gelecektir.

3. Çalışma Kitabındaki Adlar (Names in Workbook) kutusuna “Listemiz” yazın. Bu “A1:A10 hücrelerinin tamamına ‘Listemiz’ ismini verdik” manasına gelir (Şekil-11).



4. Ekle (Add) düğmesine tıklayarak Listemiz adını hemen altında bulunan liste kutusuna ekleyin. Bu şekilde bir çok hücre ya da hücre aralığı tanımlayabilirsiniz.

5. Tamam düğmesine tıklayarak pencereyi kapatın. A1:A10 hücrelerine bir ad vermiş oldunuz.

6. Şimdi bunu test edelim. Formül çubuğunun hemen sol tarafında bulunan aşağı oka tıklayarak açılan Ad listesinde Listemiz seçeneğinin olup olmadığını kontrol edin. Eğer varsa, başka sayfada iken bu seçeneği seçin. Bakalım Sayfa2’deki A1:A10 arasındaki hücreler seçilmiş olacak mı (Şekil-12)? Eğer istediğiniz hücreler seçilebiliyorsa doğru yoldaki ilk adımı attık demektir.

Bu yolun toplam adım sayısı 2 olunca da yolu yarıladık demektir. Şimdi yapmamız gereken,

1. Sayfa1’deki A1:A3 hücrelerini seçin.

2. Veri Doğrulama penceresinden Liste seçeneğini seçin.

3. Kaynak (Source) kutusuna “=Listemiz” formülünü girin (Şekil-13).

Tamam düğmesine tıkladığınızda işlem tamamlanmış olacaktır. Sayfa1’de bulunan A1:A3 hücrelerine baktığınızda ise liste kutusunun oluştuğunu göreceksiniz.

Hücre Seçilince Açıklama Görüntülemek
Veri doğrulama yaptığımız hücrelere bazı açıklamalar ekleyelim. Bunun için yine bir örnek verelim. Örneğimizde A1 hücresine 10 ila 100 arası hacrinde veri girmeyi yasaklayalım. (10 ve 100 girilebilecek aralıkta varsayılsın.) Bunu yapmayı biliyorsunuz. Ancak kişi bu hücreyi seçtiğinde bir açıklama listesi otomatik olarak gelsin ve bu kuralı ona iletsin. Bunun için Veri Doğrulama penceresinde Girdi İletisi (Input Message) sayfa sekmesine geçin ve her iki kutuyu da uygun şekilde doldurun (Şekil-14).



Not:
Girdi İletisi kutusuna her karakter dahil olmak üzere sadece 255 karakter girebilirsiniz. Her Enter ve Boşluk da bir karakter sayılmaktadır. Yukarıda verdiğimiz örneği uzun tutmamızın nedeni bu durumu göstermek içindir.

Şimdi A1 hücresine veri girmek için , hücreyi seçin. Hücreyi seçer seçmez Şekil-15’teki gibi bir görüntü ile karşılaşacaksınız. Bu görüntüyü hücreye not ekleme görüntüsü ile karıştırmayınız. Tamamen farklı mantıkla kullanılan bir açıklama iletisidir.

Bu iletiyi hücreye herhangi bir kısıtlama yani Veri Doğrulama girmeden de yapabilirsiniz. İşte o zaman hemen hemen hücreye not ekleme ile aynı işi yapmış olursunuz. Aradaki tek fark Girdi İletisi olan bir hücrede işaret görünmezken, Açıklama’da hücrenin sağ üst köşesinde kırmızı bir işaret belirir.